営業・業務のワークフロー
商社は関係会社・社内スタッフ達との「チームワーク」が肝。
ここでは弊社の営業部・業務部の一般的な活動・業務内容を、ある１日の流れを例にして説明します。
営業部の１日の流れ
営業は、得意先様の多様なニーズに対応する為に、設計・開発・生産・納期・在庫にかかわるさまざまな情報収集を行います。
それに基づいて具体的な計画を社内で提案にまとめ、お客様との商談を経て受注につなげます。
9:00 部門内ミーティング
月曜日の朝は、先週の活動報告や今週の活動予定を報告し情報共有、
案件の進捗状況や対応方法、今後の動きなどを部門内で話し合います。
9:30 デスクワーク
お客様からのお見積りの対応や、納期調整などの案件フォローを行います。
必要に応じて、仕入先と調整をしながら迅速に対処します。
外出する予定がある場合は、業務部への協力や業務依頼を必要とします。
10:30 プレゼン資料・訪問準備
午後に訪問予定のお取引先で使用するプレゼン資料や製品カタログの準備をします。
場合によっては、事前に メーカー担当者・他部門との相談・打ち合わせを行いながら進めます。
12:00 ランチタイム
午後への活力の為、腹ごしらえ。英気を養います。
一息ついたら、空いた時間にメールチェックなど時間を有効に使います。
13:00 顧客への定期訪問
お客様の要望仕様に合わせた新製品の紹介、現在動いている案件の納期の相談、
新規案件の商談など、定期的に訪問しヒヤリングを重ねながら信頼を得て、受注へと結び付けます。
懸案事項が出てきた際の対応や処理も、迅速かつ正確に行います。
15:00 メーカー同行での新規顧客訪問
メーカーから紹介頂いたお客様へ、メーカー担当者と同行訪問します。
大型の商談になるケースもある為、徹底的な情報収集とタイムリーな技術提案（VA提案）が必要です。
訪問準備にあたってはターゲット商品の絞込み、仕様書、価格トレンド、供給トレンドを事前に把握しておきます。
お客様からの技術的な質問にも対応し、弊社と同行メーカーとのパイプの太さをアピール、顧客信頼を勝ち得ます。
16:30 帰社・デスクワーク
まずは不在時の状況を確認して、案件の懸案事項のフォローや
お客様からの質問・要望事項・お見積り・納期問合せの対応や調整などを行います。
17:20 日報
一日の活動報告や案件の進捗状況・課題などを完結にまとめて、上司・関係者に報告します。
17:30 業務終了
営業として一番基本的で重要なことは、「報告・連絡・相談」をしっかりと身につけていること。
急な仕様・納期の変更、その他のお客様からのご要望にも柔軟に対応でき、
社内各業務担当部門とうまく連携を図ることができる、優れたコミュニケーション能力を培っていける土壌を持っているかにかかっています。
アフターフォローはもちろん、ひとつの案件完了後もソリューションに関するさまざまな提案を行い、
定期的にお客様とコミュニケーションを図ることも、商社の重要な仕事のひとつです。
業務部の１日の流れ
営業のサポートだけに留まらず、お客様からの様々なご要望・調査依頼やお見積り・ご注文に対し、
メーカーへの確認・調整を行いながら、お取引が円滑進むよう確実に対応をしていきます。
9:00 部門内ミーティング
１週間のスタートは部門内でのミーティングから始まります。
営業・業務部員の間で情報共有しながら、案件の状況や対応方法・必要な業務などを話し合います。
お客様はもちろん営業部員の状況も把握し、サポートしていきます。
9:30 受注チェック・売上処理
前日の受注入力の内容チェック・売上計上及びチェックをし、抜け漏れが無いかしっかり確認をします。
信頼関係で成り立っているお客様との継続したお取引の為に、欠かせない業務のひとつです。
10:30 受発注処理
お客様から頂いたご注文書をもとに、内容をチェックの上、基幹システムに入力し受発注処理を行います。
重要な処理であり、ミスのないよう慎重かつ迅速に行う必要があります。
11:30 輸出入業務
グローバルにネットワークを広げている弊社では、輸出入に関わる調整や必要な手配を行います。
直接 現地とのやりとりが発生する場合もある為、英語を生かせるチャンスでもあります。
12:00 ランチタイム
仕事のことは一旦忘れて、
他部門の人達ともコミュケーションをとりながら仲良く昼食をとります。
13:00 お客様対応
１日を通して、お客様から様々な製品のお見積りや納期調整のご要望などを頂きます。
お客様へ回答するのに必要な内容や情報をメーカーへ確認し、
担当営業に相談しながらお客様へ的確に回答をします。
15:00 案件フォロー
既にお客様からご注文頂いている案件で、
お客様ご指定の納期に間に合うよう納品できるか、定期的にチェックをする必要があります。
万が一間に合わない可能性がでてきた場合は、メーカーへの調整や お客様への相談を事前に行い、
懸念事項を先回りして対処していきます。
16:30 調査類の書類作成
お客様様からご要望のあった製品に関する調査書類の作成を行います。
回答期限に間に合う範囲内で、ある程度まとめて処理する事で効率性もアップ。
システム上で正確な管理を行い、お客様との信頼を築きます。
17:00 出荷依頼
翌日出荷する製品が物流センターに入荷されていることを確認した上で、
お客様の指定納期に合わせて、物流センターへ出荷依頼を行います。
お客様によっては、納品場所の指定や梱包条件など受入れに関する制約もある為、
物流センターとの情報共有も必要になってきます。
17:30 業務終了
本日やり残した業務がないかなど確認を行い、業務終了です。
基本的には定時退社で、プライベートも大事にできます。
営業のサポートを行いながら、お客様からのご要望やメーカーへの調整など多岐に渡る業務を、
自分なりに効率良く行うよう工夫することも大切なことです。
案件により、自分の担当するお取引様が増えていく事で責任感も生まれ、それがやりがいのひとつでもあります。